Delegowanie pracowników to praktyka mająca miejsce w wielu przedsiębiorstwach posiadających lub szukających klientów w różnych miejscach w Polsce lub na świecie. Decydując się na delegowanie pracowników, należy uprzednio dowiedzieć się, jakie prawa i obowiązki posiada taki pracownik, oraz w jaki sposób powinno się prawidłowo rozliczać takie wyjazdy służbowe. Wokół tej kwestii narosło wiele mitów oraz nieprawdziwych informacji, które mogą wprowadzić w błąd.
Delegowanie pracownika to nic innego, jak zlecenie mu wykonania określonych obowiązków zawodowych poza miejscem, w którym znajduje się siedziba firmy. Delegacja pracownika to kwestia niosąca za sobą zastosowanie kilku procedur związanych z prawidłowym finansowaniem takiego wyjazdu. Pracodawca jest zobowiązany ponieść wszelkie koszty związane z delegacją. Wysokość rekompensaty takich kosztów zależna jest od kilku aspektów. O sposobie przyznawania rekompensat mówią specjalne przepisy.
W polskim kodeksie pracy nie znajdziemy bezpośredniego terminu delegacja lub podróż służbowa. W tym przypadku warto zapoznać się z art 775. Dowiemy się z niego, że podczas podróży służbowej przekraczającej osiem godzin, pracownikowi przysługuje również dieta. Jej wysokość została ustalona przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i wynosi obecnie 30 złotych (gdy mowa jest o tak zwanej „pełnej diecie”).
Pracownikowi wyruszającemu w podróż służbową własnym pojazdem przysługuje tak zwana kilometrówka. Należy pamiętać, że dieta nie zawsze przysługuje pracownikowi. Nie przysługuje ona na przykład w momencie, gdy pracownikowi zapewniono pełne wyżywienie.
Co ciekawe, kodeks pracy nie określa jasno maksymalnego czasu trwania delegacji. Inne przepisy prawa pracy mówią jednak w uproszczeniu, że maksymalnym czas podróży służbowej mający charakter okazjonalny wynosi trzy miesiące.
W obowiązku pracownika jest skrupulatne dokumentowanie swoich wydatków ponoszonych w czasie wyjazdu służbowego. W tym celu powinien on przedstawić rachunki oraz faktury, które posłużą też do rozliczeń księgowych.
